Le séminaire est un évènement important pour une entreprise. Plusieurs raisons motivent une entreprise à organiser un séminaire. Mais en principe, le séminaire a pour objectif principal de fédérer les collaborateurs au sein d’une entreprise autour d’un projet commun.

Le séminaire peut se dérouler en une journée, mais il peut aussi durer plusieurs jours. Il s’organise dans un endroit agréable, hors du lieu de travail comme dans un hôtel ou dans une salle de fête. Certaines entreprises optent même pour un pays étranger pour organiser leur séminaire.

Découvrez ici les étapes nécessaires pour mettre en place un séminaire réussi.

Définir l’objectif global du séminaire

Avant toute chose, vous devez déterminer l’objectif global du séminaire. Le séminaire peut avoir pour but de former les collaborateurs, d’améliorer la cohésion d’équipe, mais aussi d’accueillir les nouveaux collaborateurs.

En définissant l’objectif de votre séminaire, vous devez aussi déterminer sa cible. Le séminaire peut être seulement destiné aux cadres d’une entreprise. Mais il peut aussi réunir tous les collaborateurs internes de la société. Il arrive aussi que ce soit un évènement d’entreprise qui permette aux collaborateurs, aux clients et à tous les partenaires de se rassembler.

Choisir le type de séminaire

Il existe différents types de séminaires, vous devez trouver le format de séminaire qui réponde le mieux à vos objectifs :

  • le séminaire d’intégration : souvent organisé pour intégrer les nouveaux collaborateurs. Il a souvent lieu après un recrutement. Un tel séminaire a pour objectif d’accueillir les nouveaux venus et de les familiariser à la culture de l’entreprise ;
  • le séminaire de formation : souvent destiné à tous les collaborateurs internes de l’entreprise. Il est aussi possible de faire un séminaire de formation uniquement pour les managers ou pour les directeurs. Ce séminaire a pour but de transmettre de nouvelles compétences, des informations ou de nouvelles méthodes de travail aux participants ;
  • le séminaire de motivation : a pour objectif, comme son nom l’indique, de motiver les collaborateurs. Il a pour objectif de renforcer la cohésion d’équipe, d’améliorer les relations et les échanges entre les collaborateurs et de booster les performances de l’entreprise

Déterminer le budget

Le budget d’un séminaire doit être défini en fonction de l’objectif, de la cible et du type de séminaire à prévoir. Pour pouvoir définir le budget, il est possible de se référer aux dépenses du précédent séminaire. Mais vous pouvez aussi vous renseigner sur les différents tarifs proposés par les agences évènementielles.

Sélectionner une date

La date d’un tel évènement d’entreprise ne doit pas être imposée, surtout si vous avez l’intention d’inviter des clients et des partenaires. La meilleure date est celle où la plupart des participants peuvent être présents. Si vous souhaitez la présence d’un maximum d’invités, vous devez éviter les jours d’évènements sportifs nationaux importants, les vacances scolaires, mais aussi les week-ends de ponts.

Choisir le lieu idéal

Le choix du lieu pour un séminaire d’entreprise dépend de plusieurs facteurs. Vous devez d’abord vous baser sur le budget alloué à l’événement de l’entreprise. Mais vous devez aussi penser au confort des participants : l’hébergement, la restauration et les activités qui les intéressent. En effet, le lieu choisi pour le séminaire doit être confortable et mettre les participants à l’aise. Mais il doit aussi répondre à vos besoins en capacité d’accueil et s’accorder aux différentes activités prévues.

Pour avoir une idée sur le lieu idéal, vous devez vous référer aux objectifs du séminaire. Quelle est la raison d’être du séminaire : renforcer la cohésion, former ou motiver ? La réponse vous guidera déjà dans votre choix. Par exemple, un séminaire de formation nécessite avant tout une salle de conférence équipée.

Pour trouver le lieu idéal, vous devez ensuite vous concentrer sur les besoins techniques du séminaire. En reprenant l’exemple précédent, pour un séminaire de formation, l’essentiel est de trouver un lieu qui dispose d’une salle de réunion pouvant accueillir tous les participants. Celle-ci doit mettre à votre disposition le mobilier nécessaire, le matériel audiovisuel et la sonorisation indispensables pour le séminaire. En fonction de la formation, la connexion wifi permanente peut être aussi un impératif.

Lors de la recherche de l’endroit parfait pour le séminaire, pensez aussi à l’ambiance que vous souhaitez instaurer. Si vous avez opté pour un séminaire au vert, vous pouvez choisir un espace au bord de la mer. Au contraire, si vous misez sur l’originalité, vous pouvez choisir les lieux atypiques comme les châteaux, les manoirs ou encore un amphithéâtre.

Une journée de séminaire n’est pas seulement consacrée à une réunion de travail. Il s’agit aussi d’un moment convivial pendant lequel les participants sont censés se divertir.

Le choix du lieu dépend donc des activités prévues. S’agit-il d’activités ludiques ou sportives ? Vont-elles se dérouler en salle ou dehors ?

La recherche du lieu idéal pour le séminaire est une étape cruciale. C’est pour cette raison que les dirigeants d’entreprise délèguent cette tâche à un prestataire spécialiste évènementiel.

Rien ne vous empêche aussi de confier l’organisation de votre séminaire à une agence événementielle. Mais vous pouvez aussi bien trouver un hôtel ou un endroit qui a l’habitude d’accueillir et de prendre en charge des évènements d’entreprise. Ces établissements proposent parfois une offre tout-compris pour un séminaire, ceci en dehors des offres spécifiques qui les caractérisent. En choisissant cette option, l’organisation du séminaire sera moins lourde pour vous.

 

Élaborer un rétro-planning

Organiser un séminaire n’est pas une mince affaire. Pour que votre séminaire soit une réussite, vous devez être méthodique. Pour ce faire, il est essentiel d’établir un rétro-planning. C’est un outil qui vous permet de suivre chacune des étapes d’organisation du séminaire au jour le jour.

En effet, toutes les échéances, telles que les réservations à faire, les invitations à envoyer et les acomptes à verser, doivent être mentionnées sur le rétro-planning. C’est également le cas des personnes à contacter (traiteur, intervenant, propriétaire d’espace, etc.) ainsi que les différentes réunions de validation.

Pour mieux vous aider, un rétro-planning doit contenir :

  • le lieu choisi ;
  • la liste des invités au séminaire (collaborateurs, clients, partenaires, intervenants, etc.) ;
  • élaboration et diffusion des invitations ;
  • gestion des inscriptions au séminaire (validation de présence et éventuelles relances) ;
  • la liste des prestataires sélectionnés (n’oubliez pas les prestataires comme les photographes qui vont immortaliser l’évènement et dont les œuvres vont vous être utiles pour remercier les participants) ;
  • choix des menus (cocktail, déjeuners, dîners, pauses-café) qui est déterminé à partir des préférences et les goûts des convives ;
  • la gestion des réservations des salles et des activités.

Réaliser le planning d’évènements pour les participants

Quel que soit le type de séminaire choisi, un séminaire se divise, la plupart du temps, en des sessions de travail et des activités de détente ou activités ludiques. Chaque journée du séminaire doit être organisée avec soin.

Vous devez établir un planning d’évènements précis et clair. Ce planning doit être communiqué à tous les participants et les convives du séminaire. Pour que chacun puisse connaître son rôle et être au courant du déroulement de l’évènement, ce document doit contenir :

  • la date et les horaires des réunions et des activités ;
  • l’emploi du temps de chaque journée avec tous les détails ;
  • les endroits et les salles où se déroule chaque activité et éventuellement un plan pour se repérer ;
  • les différents temps de pause de la journée (les pauses-café, les déjeuners, etc.).

Procéder à la dernière vérification

Nombreuses sont les choses à faire lors d’une préparation d’un séminaire. Malgré toutes les mesures prises, il se peut que des oublis ou des petits problèmes qui ne dépendent pas forcément de vous se produisent. D’où la nécessité de faire une dernière vérification. Elle doit se dérouler la veille du jour J et pour le faire, vous devez être présent sur les lieux de séminaire pour :

  • vous assurer que la liste de réservations des chambres d’hôtel corresponde à ce qui a été prévu. Ceci vous évite de trouver en urgence des chambres libres pour des participants qui ne sont pas hébergés. C’est un problème fréquent en cas de séminaire résidentiel ;
  • vérifier le fonctionnement des matériels audiovisuels, la sonorisation et aussi de la connexion internet ;
  • Recontacter les différents intervenants qui vont animer le séminaire.

Bref, vous devez vérifier que tout est en place

 

Communiquer après l’événement

Le séminaire a été organisé, tout s’est plus ou moins déroulé selon le planning prévu. Toutefois, votre travail en tant qu’organisateur n’est pas encore terminé. Vous devez faire une sorte d’évaluation pour mesurer les efforts fournis lors de la préparation d’une part et la satisfaction des participants d’autre part.

Le lendemain ou quelques jours après le séminaire, vous devez préparer un questionnaire de satisfaction. Il a pour but de recueillir les retours positifs et négatifs des participants.

Une semaine plus tard, vous devez également envoyer un mot de remerciement à chaque participant. Ceci doit être accompagné d’un compte-rendu du séminaire. Il est aussi très à la mode actuellement de joindre une photo de groupe et d’autres photos qui ont marqué l’évènement.

 

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