Le séminaire d’entreprise est une rencontre entre plusieurs collaborateurs. Les raisons d’organiser un séminaire sont diverses. Le séminaire peut avoir pour but de renforcer la cohésion d’équipe et de transmettre la culture de l’entreprise. Cependant, il peut être organisé pour améliorer la communication entre les collaborateurs et les dirigeants. Parfois, le séminaire a pour objectif de résoudre un problème ou de prendre des décisions importantes concernant l’entreprise.

Le séminaire est un évènement qui se déroule en dehors du milieu de travail. Un hôtel convenablement situé est l’endroit privilégié pour organiser un séminaire. Comment choisir son hôtel séminaire en Normandie ?

Sélectionner un hôtel en fonction de l’objectif du séminaire

Chaque séminaire d’entreprise a son propre objectif. Vous pouvez organiser un séminaire pour faire avancer un projet ou pour discuter d’une problématique donnée. Mais l’organisation d’un séminaire peut être aussi un moyen de renforcer la cohésion d’équipe au sein de votre entreprise.

Vous devez tenir compte des objectifs et la raison d’être du séminaire pour choisir l’hôtel adapté. L’hôtel choisi ne sera pas le même pour un séminaire de formation et un séminaire d’intégration. C’est aussi le cas pour un séminaire de cohésion et un séminaire de direction.

Le fait d’être un séminaire résidentiel ou un séminaire où les participants rentrent chez eux au terme de chaque journée joue aussi un grand rôle sur le choix de l’hôtel. Pour le premier cas, la réservation des chambres dédiée aux participants est obligatoire. Il est préférable que le séminaire, l’hébergement des participants et la restauration soient pris en charge par un seul hôtel.

Certains séminaires peuvent aussi être confidentiels. C’est souvent le cas d’un séminaire de direction qui vise à résoudre un problème au sein d’entreprise. Dans ce cas, vous devez prendre des mesures spécifiques. Vous devez, par exemple, opter pour un hôtel qui dispose d’une salle de conférence dotée d’une isolation acoustique. L’hôtel choisi doit aussi permettre de privatiser la salle dédiée aux repas, car la discussion peut continuer même lors des repas. Pour un séminaire à caractère confidentiel, l’idéal serait de trouver un hôtel que l’entreprise peut totalement privatiser.

En Normandie, vous avez l’embarras du choix pour trouver un hôtel qui s’adapte aux objectifs de votre séminaire. Vous pouvez opter pour des hôtels en bord de mer pour un séminaire d’intégration. L’ambiance est souvent conviviale et tout le monde est heureux de profiter du panorama marin. S’il s’agit d’un séminaire à caractère confidentiel, vous pouvez privilégier les châteaux ou les domaines. Ils sont nombreux en Normandie. Ce sont des espaces déjà bien équipés et confortables et qui se situent souvent dans un endroit calme.

 

Choisir un hôtel adapté au nombre et au profil des participants

Le nombre de participants à votre séminaire a un impact direct sur le choix de l’hôtel. Cela vous permet d’avoir une idée plus précise sur la dimension de la salle de réunion et la capacité d’accueil de l’hôtel que vous cherchez. Certains hôtels ne disposent que d’une salle de séminaire vouée à accueillir un petit comité. En vous basant sur le nombre de participants, vous pouvez aussi éviter de faire des dépenses superflues. Au lieu de privatiser un hôtel avec une capacité d’accueil de 100 personnes, vous pouvez opter pour un hôtel de petite taille qui pourrait héberger les 25 participants de votre séminaire.

Vous devez aussi choisir l’hôtel pour séminaire en fonction du profil des participants. L’hôtel choisi doit correspondre aux goûts et aux préférences du groupe. Cela doit être un lieu qui mettra tout le monde (ou tout au moins la majorité) à l’aise. Un hôtel doté d’une salle équipée et de chambres individuelles haut de gamme avec une connexion Wifi est le plus indiqué pour un séminaire de jeunes cadres dont les participants ne se connaissent pas très bien.

Le choix est vaste en Normandie. Dans cette région, vous pouvez trouver facilement un hôtel pour séminaire avec la capacité d’accueil de votre choix. Que vous souhaitiez héberger les participants de votre séminaire dans un hôtel moderne, un hôtel de luxe ou un hôtel de charme, tout est possible en Normandie.

 

Opter pour un hôtel qui est facilement accessible

Lors de l’organisation d’un séminaire, l’accessibilité doit faire partie de vos principaux critères pour choisir un hôtel. Même si l’hôtel pour héberger les participants est magnifique et remplit les autres conditions recherchées, mais qu’il demeure difficilement accessible, cela risque de compliquer la vie des participants.

Si vous souhaitez éviter les frais supplémentaires liés au transport des participants, l’idéal serait d’opter pour un hôtel situé à proximité d’une gare ou d’un aéroport. Vous pouvez, par exemple, choisir un hôtel à Deauville pour votre séminaire. Cette commune est desservie par un aéroport. Mais elle est aussi reliée à Paris par l’autoroute et le chemin de fer.

La Normandie dispose de 5 aéroports. La Normandie possède aussi un excellent réseau routier. Alençon se trouve à environ 191 km soit 2h30 de trajet en voiture de Paris. Alors que Caen est à 356 km et Cherbourg à 356 km.

Concernant l’accessibilité, vous devez aussi penser à ceux qui conduisent leur propre voiture. Vous devez prioriser un hôtel qui dispose d’un parking privé.

Cibler un hôtel qui propose des services adaptés à votre séminaire

La praticité doit aussi guider votre choix d’hôtel pour votre séminaire. La proximité de la salle de réunion et de l’hôtel avec les chambres des participants est importante. Ils ne doivent pas trop s’éloigner pour éviter les déplacements. La meilleure solution est de choisir un établissement qui propose à la fois une salle de séminaire et des chambres d’hôtel.

En ce qui concerne la salle de séminaire, pour avoir la disposition adaptée à chaque réunion, il vaut mieux opter pour une salle de réunion modulable. Les participants peuvent ainsi se mettre derrière les tables alignées face à l’écran pour suivre un exposé au début de la matinée. Durant la pause-café, les organisateurs pourront disposer les tables en forme U pour faciliter l’échange entre les participants. Il n’est ainsi pas utile de réserver plusieurs salles de réunion.

Les équipements comme le mobilier, l’écran de projection et la sonorisation doivent aussi valider votre choix d’hôtel. C’est aussi le cas d’un système d’éclairage adéquat et d’un accès internet permanent.

Quant aux services, un hôtel qui propose différentes formules est aussi à prioriser. Selon vos besoins, vous pouvez opter pour les formules existantes comme :

  • la formule séminaire résidentiel qui comprend tout : hébergement, salle de séminaire équipée, petit-déjeuner, 2 repas et 2 pauses-café ;
  • la formule semi-résidentielle dans laquelle sont inclus l’hébergement, la salle de séminaire équipée, un petit-déjeuner, 1 repas et 2 pauses-café ;
  • la formule Journée d’étude qui propose en principe une salle de séminaire équipée, 2 pauses-café et un déjeuner.

Trouver un hôtel qui répond à l’ambiance que vous souhaitez instaurer

L’hôtel a un impact direct sur l’ambiance qui va régner durant le séminaire. Le type de salle, l’environnement qui entoure l’hôtel ainsi l’atmosphère de l’hôtel vont influencer les participants. Si le séminaire n’a pas de caractère urgent ou a pour but de résoudre un problème, vous pouvez choisir un endroit insolite et qui sort de l’ordinaire.

Si vous optez pour la mise au vert, vous devez chercher un hôtel qui propose des activités outdoors et un jardin, des arbres ou encore un lac. Ce genre de paysage aide les participants à se ressourcer. La Normandie dispose de centaines d’hôtels qui vous permettent d’organiser un séminaire au vert. Si vous cherchez l’originalité, vous pouvez vous orienter vers les lieux insolites. Les châteaux, les domaines, les bateaux et les yourtes qui deviennent des hôtels pour séminaires ne manquent pas en Normandie.

Se décider pour un hôtel qui correspond au budget alloué

Les critères mentionnés sont essentiels pour le choix de l’hôtel de votre séminaire. Toutefois, le budget définit tout. Vous devez vous baser sur le budget dont vous disposez pour l’organisation du séminaire d’entreprise. Souvenez-vous que le budget doit englober toutes les dépenses liées à l’organisation du séminaire : hébergement, location des salles de réunion et des matériels audiovisuels, la restauration…

La Normandie regorge d’hôtels séminaires modernes et confortables qui proposent des offres avantageuses. N’hésitez pas à demander des informations sur l’hôtel qui répond à vos critères et négocier les tarifs.

Un petit conseil pour éviter une mauvaise surprise : renseignez-vous sur les détails comme le petit-déjeuner et la TVA. Sont-ils inclus ou non ? S’ils ne sont pas inclus dans l’offre proposée, ils risquent de faire augmenter considérablement la facture.

 

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